Digitale Projekte erfolgreich umsetzen – eine Anleitung!

Es geht beim Thema Digitalisierung nicht um das „Ob“, sondern um das „Wie“, denn sie wirkt sich über die Vereinfachung und Automatisierung vieler Arbeitsabläufe sowie die Optimierung von Zeit- und Kostenaufwand positiv auf die wirtschaftliche Nachhaltigkeit des Betriebs aus. Beispielsweise kann in einem Handwerksunternehmen die schnelle digitale Kommunikation mit mobilen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten enorme Vorteile in der Geschwindigkeit bringen, mit der ein Auftrag erledigt wird.

Erfahren Sie, wie Sie Ideen, Konzepte und Vorgehensweisen zur Digitalisierung gezielt umsetzen.

Digitalisierung bietet die Chance, Zusammenarbeit zu vereinfachen und stärker in den Vordergrund zu rücken – sowohl im eigenen Team als auch mit Kunden und Geschäftspartnern.

Digitale Arbeitsweisen lösen immer mehr traditionelle (papierbasierte) Systeme ab. Das Teilen von Wissen zu fachlichen Aspekten, über Kunden und Aufträge wird einfacher, denn geschäftsbezogene Informationen lassen sich umfassend über Abteilungsgrenzen hinweg in Form von Daten bereitstellen. Auch mobile Mitarbeiter:innen aus Montage- und Serviceteams können so jederzeit eingebunden werden. So ist es möglich, ständig einen umfassenden Überblick über den Stand aller Projekte, Aufträge und Ressourcen zu haben.

Die digitale Einbindung von Geschäftspartnern ermöglicht es, Feedbacks, Unterlagen, Termine und Aufträge ohne Umwege und für alle relevanten Personen ohne Zeitverluste immer sicht- und verfügbar zu haben.

Der digitale Fahrplan

Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen braucht einen einfachen, klar strukturierten und übersichtlichen „Fahrplan“, der sich an den Anforderungen des eigenen Betriebs und seines Tagesgeschäfts orientiert.

Vor der Erstellung des Digitalisierungsfahrplans sollten Sie sich darüber im Klaren werden, wo Sie stehen, denn das Wissen über den eigenen digitalen Reifegrad ist die Basis für alle weiteren Schritte. Die unterschiedlichsten Einrichtungen bieten Online-Reifegrad-Checks an. Ein gut gemachter Check gibt Ihnen mit einer umfassenden Bewertung eine brauchbare Orientierung, wo Sie in Sachen Digitalisierung stehen.

Die Erkenntnisse, die sich aus der Reifegradermittlung ableiten lassen, zeigen auf, auf welche Bereiche des Unternehmens Sie sich bei der Digitalisierung konzentrieren sollten und wie Sie eine individuelle Herangehensweise an die digitale Transformation entwickeln. Bei der Erstellung des digitalen Fahrplans kommt es darauf an, dass der Weg in die Transformation in einfachen Schritten erfolgt.

Digitalisierung strukturiert umsetzen!

Das Ziel der Digitalisierung besteht darin, von Anfang an sichtbare und messbare Ergebnisse zu erreichen. Damit das gelingt, ist die Dokumentation, die Analyse und – falls möglich – die Vereinfachung der zu digitalisierenden Arbeitsabläufe notwendig. Sind die dafür erforderlichen Ressourcen – also Wissen und Zeit – nicht im Betrieb verfügbar, spricht nichts dagegen, für diesen Schritt die Expertise eines Unternehmensberaters in Anspruch zu nehmen.

So lassen sich beispielsweise folgende Fragen beantworten:

• Wie kann die Zusammenarbeit im Unternehmen digital verbessert werden?
• Welche IT-Services können wir über die Cloud statt mit fest installierter Lizenzsoftware beziehen?
• Wie kann durch die (automatische) Verarbeitung und Auswertung von Daten Arbeitszeit besser genutzt werden?
• Wie ist die digitale Einbindung mobiler Mitarbeiter:innen möglich?

Außerdem lässt sich strukturiert und im Detail herausarbeiten, welche Unternehmensbereiche bzw. Prozesse aufgrund welcher Anforderungen digitalisiert werden sollen.

Übrigens: In jeder Branche und jedem Gewerk gibt es Betriebe, die bereits einen großen Nutzen aus digitalisierten Arbeitsabläufen ziehen. Diese digitalen Vorreiter können inspirieren und als Vorbild für eigene Vorgehens- und Umsetzungsstrategien dienen.

Zusammenarbeit mit Expert:innen

In Zusammenarbeit mit kompetenten Dienstleistern, wie beispielsweise Software- und Cloud-Service-Anbietern, können Sie alle digitalen Werkzeuge beschaffen, um die neuen Arbeitsweisen und Abläufe zu realisieren.

Die Zusammenarbeit mit einem Berater des eigenen Branchenverbands, der Handwerksorganisation oder der zuständigen Industrie- und Handelskammer empfiehlt sich vor allem dann, wenn kein ausreichendes IT-Know-how im Betrieb verfügbar ist. Diese unterstützen zum Beispiel bei der Erstellung einer Anforderungsliste (Pflichtenheft), die IT-Lösungen und IT-Dienstleister erfüllen sollten.

Wissen gezielt sammeln

Wichtig: Um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie Projekte und Aktivitäten im Rahmen der digitalen Transformation des Betriebs entwickelt werden können, muss man im Betrieb das dazu nötige Bewusstsein wecken, sich entsprechendes Wissen aneignen und intern bereitstellen.

Das lässt sich z. B. in einer frei ergänzbaren Wissens- und Stoffsammlung im Unternehmen organisieren, mit deren Hilfe sich Unternehmer:innen, Führungskräfte und Mitarbeiter:innen selbst helfen können, wenn es darum geht, digitale Arbeitsweisen zu „entdecken“ und im Kontext des eigenen Aufgabenbereichs weiterzuentwickeln.

Außerdem sind regelmäßige Treffen sinnvoll, um die eingehenden Informationen zu prüfen und hinsichtlich der Relevanz für die eigenen Vorgehensweisen zu bewerten. Zudem sollte das im Unternehmen vorhandene Digitalisierungs-Know-how zum Beispiel gezielt durch weitere themenbezogene Schulungen oder Workshops aktiv erweitert werden.

Fazit

Die hier aufgezeigten Herangehensweisen und Praxistipps zeigen auf, dass die Digitalisierung kein Hexenwerk darstellt, für das man tiefgehende IT-Kenntnisse und das Budget eines Großunternehmens benötigt. Entscheidend ist eine offene Haltung gegenüber Veränderungen und das Wissen um strukturierte Vorgehensweisen. Die Technologie ist letzten Endes nur das Hilfsmittel, das modernes, einfacheres Arbeiten ermöglicht.

Auf dem Forum DIGITALISIERUNG PRAKTISCH GESTALTEN im Rahmen der FENSTERBAU FRONTALE + HOLZHANDWERK 2024 erfahren Sie in Experteninterviews, wie Sie moderne digitale Systeme in den Geschäftsalltag integrieren, um Routinearbeiten zu automatisieren und Abläufe zu beschleunigen.

Alle Themen der Praxisinterviews und Diskussionen inklusive Uhrzeit und Informationen zu den Teilnehmer:innen finden Sie im Veranstaltungsplan des Forums DIGITALISIERUNG PRAKTISCH GESTALTEN vom 19. bis 22. März 2024.